UNIDAD 3: HERRAMIENTAS DE OFIMATICAS

En primera les voy hablar sobre qué es ofimática, importancia y cómo surgió.

La ofimática es el conjunto de aplicaciones y herramientas informáticos que se utilizan en oficinas para optimizar, automatizar y mejorar las procedimientos o tareas relacionados.

Ellos nos permiten idear, crear, manipular y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es necesario que estas estén conectadas en una red, es decir, que estén en línea para compartirlas en el momento que se requiera.

La ofimática comienza a desarrollarse en la década de los 70, con algunos equipos de oficina como microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto.

3.1 MANEJO DE PROCESADORES DE TEXTOS

Los procesadores de textos brindan un amplia gama de funcionalidades ya sean semánticas, tipográficas, organizativas o estéticas con algunas variantes según el programa informático que se disponga.

Microsoft Word es un programa de procesamiento de textos que puede utilizarse para escribir cartas, memorandos, informes y cualquier otro tipo de documento que pueda necesitar en ambiente de oficina profesional.

Un procesador de textos sirve para escribir textos, almacenarlos, recuperarlos, modificarlos y darles formato.

Se le puede aplicar formato como negritas, cursiva, subrayado, interlineado, sangrías, tamaño de fuente, tipo de fuente, color de fuente, viñetas, alineación, títulos si es que vas insertar tabla de contenido para ello es importante usar títulos y subtítulos.

Incluyen funciones como abrir, guardar, imprimir, cortar, copiar, pegar, insertar, corrector ortográfico, además podemos insertar imágenes, tablas, encabezado, fondo, bordes, etc.

3.1.1. INSERTAR Y MODIFICAR TEXTO

Para insertar un cuadro de texto en un documento es necesario realizar el siguiente procedimiento:

• Seleccionar el botón cuadro de texto de la barra de herramientas dibujo o la misma opción del menú insertar.
• Para insertar un cuadro de texto con un tamaño predefinido, hacer clic en la parte del documento que se desee.
• Para insertarlo con un tamaño diferente, arrastrar el cuadro de texto hasta obtener el tamaño que se desee.
• Si se desea conservar la relación de ancho y alto del cuadro de texto, mantener presionada la tecla Shift mientras se arrastra.
• Colocar el cuadro de texto arrastrándolo hasta la posición que se desee.
•  Posteriormente escribir texto o agregar una tabla o gráfico en él. Word inserta el texto o el elemento en el punto de inserción dentro del cuadro de texto.

Para modificar el texto de una forma es necesario hacer doble clic en la forma que tenga el texto que se desee modificar después modificar el texto y hacer clic en un área vacía de la página o presionar ESC para finalizar.

3.1.2 FORMATEAR DOCUMENTOS

Formatear caracteres de texto significa seleccionar el nombre y estilo de la fuente, el tamaño y color de las letras y las palabras; el espacio entre caracteres, etc.

Cuando se usa el ratón o el teclado para formatear se puede cambiar sólo un elemento de formato cada vez.

Si se usa el orden formato / fuentes se pueden realizar prácticamente todos los cambios de formato de una sola vez en el cuadro de diálogo fuentes.
FORMATO DE CARACTERES

Formatear caracteres de texto significa seleccionar el nombre y estilo de la fuente, el tamaño y color de las letras y las palabras; el espacio entre caracteres, etc.

Cuando se usa el ratón o el teclado para formatear se puede cambiar sólo un elemento de formato cada vez. (Negrita, luego subrayado, etc.).

Si se usa la orden formato / fuentes se pueden realizar prácticamente todos los cambios de formato de una sola vez en el cuadro de diálogo fuentes.

FUENTES:

v  Con el ratón, se elige la fuente del botón fuente.

v  Ctrl. + MAY + F

v  Formato / Fuente

TAMAÑO DE FUENTE

Ø  Con el ratón, se elige tamaño de la fuente

Ø  Ctrl. + MAY + M

Ø  Formato / Fuente

NEGRITA:

ü  Con el ratón, pulsando el botón Negrita. (la N)

ü  Con Ctrl + N

ü  Formato / Fuente, y seleccionar negrita en la lista de Estilo de fuente.

ü  Probarlo

CURSIVA:

Ø  Con el ratón, pulsando el botón cursiva (la K)

Ø  Con Ctrl + K

Ø  Formato / Fuente, y seleccionar cursiva o negrita cursiva en la lista de Estilo de fuente

Ø  Probarlo

SUBRAYADO:

Ø  Con el ratón, pulsando el botón Subrayado. (la S)

Ø  Con Ctrl + S

3.1.3 ADMINISTRAR DOCUMENTOS

La administración de documentos se centra en el almacenamiento y la organización de documentos para mejorar el trabajo activo en curso, incluidos la creación de contenido y recursos compartidos dentro de una organización.

3.1.4. TRABAJAR CON GRÁFICOS

Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios observar de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. .

Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web. Para crear un gráfico, debe especificar primero sus datos en la hoja de cálculo. A continuación, seleccione los datos y utilice el asistente para gráficos que le guiará en el proceso de elegir el tipo de gráfico y sus distintas opciones.

También puede crear un gráfico en un solo paso sin usar el Asistente para gráficos. Al crearlo de esta forma, el gráfico usa el tipo y el formato predeterminados que podrá modificar más adelante.

3.1.5 COLABORAR CON UN GRUPO DE TRABAJO

Para poder trabajar en conjunto en Word Online, se edita un documento como se haría normalmente y si hay más usuarios que también estén editándolo, Word Online lo alerta sobre su presencia y le muestra el párrafo en el que están trabajando. No hay modo de co-autoría especial ni ningún comando para comenzar la co-autoría. Word Online notifica brevemente la entrada y salida de los demás autores

Cómo añadir comentarios a los documentos.
Al añadir unos comentarios esta aparece en un panel aparte de la pantalla y no en la copia impresa de los documentos a menos que decida imprimirlos por separado.

Para insertar un comentario en un documento debe hacer lo siguiente:

1. Seleccione el texto al que quiere adjuntar un comentario.

2. Elija la orden Comentario del menú Insertar o pulse el botón Insertar comentario de la barra de herramientas Revisión.

3.  Escriba el texto correspondiente al comentario a continuación de la marca en el panel de comentarios.

Colaborar con un grupo de trabajadores no sirve para compartir ideas sobre un trabajo y mejorar el contenido de dicho trabajo.

3.2 MANEJO DE HOJA DE CÁLCULO

Su función principal es la de una hoja de cálculo o planilla electrónica.

Con la que se realizan cálculos matemáticos, monetarios, científicos o estadísticos de una manera rápida y sencilla.

Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo que permite organizar, calcular y analizar datos en libros de trabajo, gráficos e informes.

Aquí en Excel podemos darle formato a la información contenida como negritas, cursiva, subrayado, alineación, formato de número, formato condicional formato de tabla, estilo de celda, tipo y tamaño de fuente, etc.

En esta aplicación podemos crear fórmulas, filtrar, ordenar, sacar subtotales, tablas, y tablas dinámicas, etc. Podemos agregar fondo, definir área de impresión, podemos importar y exportar de Excel a Access o viceversa.

Puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, incluso puede manejar toda la economía de su hogar y empresa, incluyendo el manejo de sueldos, y el control de su tarjeta de crédito. 

3.2.1 TRABAJAR CON CELDAS Y DATOS

Las celdas son las intersecciones entre las filas y columnas que forman una hoja de cálculo. Las celdas son cada una de las casillas rectangulares que ves en la hoja de cálculo y que se nombran con dos datos: el primero la letra de la columna en la que están, seguido del número de la fila de la misma. Una acción muy importante en la hoja en el trabajo con las celdas de las hojas electrónicas es la introducción

de datos, se pueden incluir nombres, fórmulas, datos numéricos, entre otros.

3.2.2 FORMATEAR E IMPRIMIR HOJAS DE CÁLCULO

En Microsoft Office Excel 2007, formatear los datos de una Microsoft Office Excel 2007 hoja de cálculo (u hoja) es más fácil, se puede utilizar varios modos rápidos y simples para crear hojas de cálculo de apariencia profesional que muestren los datos de forma efectiva.

Los libros y las hojas de cálculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno por uno o varios al mismo tiempo. Además, si los datos que desea imprimir están en una tabla de Microsoft Excel, puede imprimir solamente la tabla de Excel.

3.2.3 CREAR Y REVISAR FÓRMULAS

Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular los contenidos de otras celdas, probar las condiciones, entre otras. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=).

Si la fórmula capturada presenta algún error, nos marca un indicador de error al no coincidir la fórmula con el patrón de otras fórmulas cercanas. Esto no implica en todos los casos que la fórmula sea incorrecta. Si es incorrecta, el problema se suele resolver haciendo coherentes las referencias de celda.

3.2.5 CREAR Y MODIFICAR GRÁFICOS

Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y de ese modo facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos.

Para crear un gráfico en Excel, primero debe entrar los datos numéricos del gráfico en una hoja de cálculo. Entonces puede trazar los datos en un gráfico seleccionando el tipo de gráfico que desea utilizar en la cinta de Office Fluent (ficha Insertar, grupo gráficos). Excel ofrece muchos tipos de gráficos.

Para cambiar títulos de gráficos, los títulos de los ejes y los títulos de gráficos etiqueta de datos que se agregan a los títulos de gráficos etiqueta de datos puntos de datos de un gráfico, puede modificar su contenido. Si los títulos y etiquetas de datos no están vinculados a datos de la hoja de cálculo, puede modificarlos directamente en el gráfico y utilizar formato de texto enriquecido para mejorar su aspecto.

Modificar los datos incluidos en un gráfico

Tras crear un gráfico, puede modificar los datos de la hoja de Excel. Los cambios se reflejarán en el gráfico.

1.  En el menú Ver, haga clic en Diseño de impresión.

2.   Haga clic en el gráfico.

3. En la pestaña Gráficos, en Datos, haga clic en la flecha junto a Edición y luego haga clic en Editar datos en Excel.

Excel abre y muestra la tabla de datos del gráfico.

4. Para cambiar el número de filas y columnas incluidas en el gráfico, coloque el puntero sobre la esquina inferior derecha de los datos seleccionados y arrástrelo para seleccionar nuevos datos.

5. Para agregar datos a una celda o modificarlos, haga clic en esta y realice el cambio.

6.        Para ver los resultados de los cambios, cambie a Word.

Cambiar el eje del gráfico que está resaltado

Tras crear un gráfico, es posible que quiera cambiar la forma en que se representan las filas y columnas de la tabla en el mismo. Por ejemplo, la primera versión de un gráfico puede representar las filas de datos de la tabla en el eje vertical (valor) del gráfico y las columnas de datos en el eje horizontal (categoría). En el siguiente ejemplo, el gráfico destaca las ventas por instrumento.

3.2.6 COLABORAR EN UN GRUPO DE TRABAJO

Al momento de crear una presentación con un grupo de personas, cada persona toma un concepto específico, un enfoque o un área temática, y contribuye con las diapositivas para esa área. Para empezar, se hace una lluvia de ideas que resulta en un esquema básico para su presentación. Esboce de este esquema dentro de las diapositivas, crear secciones, y asociar cada sección con una o varias partes del esquema y, a continuación, asignar estas secciones a cada miembro del equipo. Una vez que se tenga el esquema, se carga la presentación en un servidor para que todos los usuarios puedan obtener acceso al archivo y contribuir con contenido en sus áreas.

3.3 MANEJO DE PRESENTACIONES ELECTRÓNICAS

Es el conjunto de elementos que permiten transmitir un mensaje a través de una computadora. Entre tales elementos están las diapositivas, los documentos, las notas por el orador y el esquema.

La aplicación más común de las presentaciones electrónicas es como medio de apoyo para conferencias o ponentes que exponen ante grandes auditorios para mejorar el entendimiento de algún tema. También se utilizan en el área de publicidad ya que se pueden utilizar para elaborar carteles, anuncios o letreros.

3.3.1 CREAR PRESENTACIONES

El programa favorito para crearlas y mostrarlas es PowerPoint, incluido en la famosa suite de aplicaciones de Microsoft. Con PowerPoint podemos usar algunas de las plantillas que incluye el programa e irlas editando a nuestro gusto, son presentaciones totalmente funcionales, solo se requiere sustituir su contenido por el nuestro.

Podemos encontrarlas en: Archivo -> Nuevo -> Plantillas de ejemplo.

3.3.2 MODIFICAR FORMATOS DE PRESENTACIÓN

Para modificar el formato de una presentación de PowerPoint por ejemplo a un archivo jpg hay que llevar a cabo el siguiente procedimiento:

Archivo- Guardar como - Guardar como tipo: Formato de intercambio de archivo jpg luego pregunta si se quiere convertir la diapositiva actual o toda la presentación y nos convierte la presentación en archivo jpg.

PASOS PARA MODIFICAR               

1.        Editar el diseño de diapositiva de título en la vista patrón de diapositivas

2.        Agregar una nueva diapositiva de título en la vista normal

3.        O bien, si va a crear una plantilla, puede crear sus propios diseños de diapositiva.

3.3.3 IMPRIMIR PRESENTACIONES

Puede usar PowerPoint para imprimir sus diapositivas (una diapositiva por página), imprimir las diapositivas con notas del moderador o imprimir un esquema. También puede imprimir documentos de la presentación, con una, dos, tres, cuatro, seis o nueve diapositivas en una página.

La mayoría de las presentaciones se diseñan en color, pero las diapositivas y los documentos se imprimen usualmente en blanco y negro o en escala de grises. Cuando se imprimen las diapositivas, PowerPoint establece los colores de la presentación de acuerdo con las características de la impresora seleccionada. Se puede cambiar el tamaño de las diapositivas y ajustarlo a diferentes tamaños de papel, incluidas carta y doble carta, o bien puedes manejar un tamaño personalizado.

3.3.4 TRABAJAR CON DATOS DE OTRAS FUENTES

Cuando se quiere usar los datos desde un documento o una hoja de cálculo ya existente, se quiere evitar tener que escribirlo todo de nuevo, por suerte, se puede importar todo el archivo mediante el incrustado o el vinculado del mismo. En una diapositiva ellos parecen iguales, pero cuando se los edita, aparecen diferentes.

3.3.5 ADMINISTRAR Y COLABORAR CON UN GRUPO DE TRABAJO

Se puede crear un libro compartido y colocarlo en una ubicación de red donde varias personas puedan editar el contenido al mismo tiempo. Como ejemplo, si las personas de un grupo de trabajo administran varios proyectos cada una y desea conocer el estado de los proyectos de sus compañeros, el grupo puede utilizar un libro compartido para realizar un seguimiento del estado de los proyectos. Todas las personas implicadas podrán especificar información sobre sus proyectos en el mismo libro.

El propietario del libro compartido, puede administrarlo quitando usuarios de este y resolviendo cambios que estén en conflicto con otros. Cuando se hayan incluido todos los cambios, puede dejar de compartir el libro.

3.4 MANEJO DE BASES DE DATOS

Las bases de datos son bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y se categorizan de distinta manera, su aplicación más usual sería en la gestión de empresas e instituciones públicas.

Una base de datos podemos definirlo como un conjunto de datos organizados sistemáticamente en formato de tablas. Esta nos permite generar nueva información a partir de dichos datos y a través de diversos procesos, haciendo uso de campos como las columnas y registros en las filas.

Dentro ello se puede hacer lo siguiente:

v  Tablas: son el objeto más importante de una base de datos, ya que se utilizan para organizar y presentar la información.

v  Consultas: la información de las tablas se tratan mediante consultas, que son filtros que empleando un determinado criterio seleccionan la información de una tabla para ser tratada.

v  Formulario: es una ventana que permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc.).

v  Informes: se crean para ofrecer una presentación personalizada de una determinada información. Los informes permiten controlar el resumen de la información, agrupar los datos y ordenarlos de la forma deseada.

3.4.1 USAR UNA BASE DE DATOS

Crear una base de datos

Cuando se abre Access, la vista Backstage muestra la ficha Nueva la cual proporciona varias formas de crear una nueva base de datos:

1.    Una base de datos en blanco. Permite comenzar desde cero si lo desea. .

2.    Una plantilla que se instala con Access considere usar una plantilla si va a comenzar un nuevo proyecto y desea hacerlo rápidamente.

3.    Agregar a una base de datos cuando esté trabajando en una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos de la aplicación.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Access crea una base de datos de la plantilla que elija y, a continuación, la abre. Para muchas plantillas, aparece un formulario en el que puede empezar por escribir datos.

3.4.2  CREAR Y MODIFICAR TABLAS

Después de diseñar una base de datos, se pueden crear las tablas que almacenarán los datos en la base de datos. Normalmente, los datos se almacenan en tablas permanentes; también se pueden crear tablas temporales. Las tablas se almacenan en los archivos de base de datos hasta que se eliminan, y están disponibles para cualquier usuario que cuente con los permisos necesarios. Se manejan comandos para la creación de tablas pero también los hay para modificarlas ya sea para cambiar columnas, quitar columnas o algunas restricciones.

Pasos para crear una tabla en Microsoft Access

1.        Abrir Microsoft Access.

2.        Crear una nueva base de datos.

3.        Abrir vista diseño de la tabla.

4.        Nombra la tabla con el nombre q se desea. 

5.        Nombrar cada campo, como quiera.

6.        Seleccionar el tipo de dato, cualquiera de todas las opciones.

7.        Con el tipo de dato seleccionado, modificar las propiedades del campo, como el tamaño y formato.

8.        Se elige la opción Vista de hoja de datos y se pone la información deseada en cada campo.

3.4.3 DEFINIR RELACIONES

La cardinalidad de una relación describe el número de filas de una tabla que se pueden relacionar con el número de filas de otra tabla.

Por ejemplo, un departamento puede tener muchos empleados, pero un empleado puede pertenecer sólo a un departamento. La cardinalidad se suele expresar como uno a uno, uno a muchos y muchos a muchos.

En una base de datos relacional, las relaciones permiten evitar los datos redundantes. 

Tipos de relaciones de tabla

Relaciones de varios a varios       

En una relación de varios a varios, una fila de la tabla A puede tener muchas filas coincidentes en la tabla B y viceversa. Este tipo de relación se crea definiendo una tercera tabla, denominada de unión. La clave principal de dicha tabla de unión está compuesta de las claves externas de ambas tablas A y B.

Relaciones de uno a uno

En una relación uno a uno, una fila de la tabla A no puede tener más de una fila coincidente en la tabla B y viceversa. Una relación uno a uno se crea si las dos columnas relacionadas son las claves principales o tiene restricciones UNIQUE.

Este tipo de relación no es común porque la mayor parte de la información relacionada de esta manera estaría toda en una tabla.

Podría utilizar una relación de uno a uno para realizar las siguientes acciones:

·          Dividir una tabla con muchas columnas.

·          Aislar parte de una tabla por razones de seguridad.

·          Almacenar los datos efímeros y que podrían eliminarse con facilidad eliminando la tabla.

·          Almacenar la información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

3.4.4  CREAR O MODIFICAR CONSULTAS

Cuando abres una consulta que ya existe en Access, la verás en la vista Hoja de datos, es decir, podrás ver los resultados de la consulta en una tabla. Para que puedas modificar la consulta, debes abrir la vista Diseño, la misma que usaste al momento de crearla. Hay dos formas de acceder a esta vista. Veamos:

Los pasos para crear una Consulta son los siguientes:

1.        Hacer clic en crear.

2.        Donde dice Diseño de consulta.

3.        Seleccionar la tabla en la cual se va a hacer la consulta.

4.        Se escoge los campos de la tabla de la cual se va a hacer la consulta. Para esto debes ir a la parte inferior de la pantalla, aquí uno puede escoger el campo, la tabla, si uno lo desea en criterio y también el orden.

5.        Para ejecutar la consulta tienes que hacer clic en el botón Ejecutar que está en la banda de opciones. Luego aparecerá la vista de la base de datos.

6.        ya creaste tu consulta ahora la puedes guardar, darle un nombre y cerrar.

3.4.5 CREAR Y MODIFICAR FORMULARIOS

Los formularios pueden usarse para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Los formularios se pueden crear mediante herramientas dando solo un clic. Cuando se usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

1.    Para crear un formulario debes hacer clic en Crear, este botón está en la barra de opciones.

2.    Luego debes hacer clic en Más formularios y luego en Asistente para formularios.

3.    En la pantalla aparecerá una nueva ventana, en esta ventana podrás escoger los campos que deseas incluir en el formulario. Los campos pueden ser de más de una consulta ó tabla.

4.    Haz clic en Siguiente.

5.    Luego podrás elegir la distribución o el orden que desea aplicar al formulario.

6.    Haz clic en Siguiente

7.    Luego podrás elegir el estilo que deseas aplicarle a tu formulario.

8.    Haz clic en Siguiente

9.    Luego podrás cambiarle el título y después hacer clic en Finalizar.

10. El formulario ya está creado ahora lo puedes guardar y ponerle un nombre.

3.4.6 CREAR INFORMES

Se puede crear una gran variedad de informes desde lo más sencillo hasta lo más complejo, se debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen de registros de ventas realizadas, hay que determinar que campos contienen los datos que se desea ver en el registro y en que tablas o consultas residen.

A continuación, puede guardar el informe y modificarlo en la vista presentación o vista Diseño.

1.        En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.

2.        En la ficha crear, en el grupo informes, haga clic en informe.

3.        Access crea el informe y lo muestra en la vista Diseño.

4.        Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, consulte la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

5.        Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe y la tabla o consulta base que usa como origen de registros.