4 Unidad 2 s

Unidad IV

Herramientas para la administración de recursos y proyectos

4.1. La administración y colaboración de proyectos

Los programas de Administración de proyectos tienen una capacidad variable, desde sencillos programas de elaboración de calendarios que realizan gráficas de Gantt hasta enormes aplicaciones de mainframes, que están integradas con los sistemas de información administrativa de presupuestos, mercadotecnia, fabricación, personal y otros sistemas. De acuerdo con la capacidad del programa se pueden ingresar secuencias de tareas, recursos, fechas y costos, y la computadora calcula los calendarios, presupuestos o utilización de recursos en lugar de uno.

La mayor parte de los programas dibuja incluso las redes, o puede convertir el formato de una red al de otra. Además de ayudar con los calendarios y costos, estos programas elaboran una amplia variedad de informes, desde simples hasta amplios. Si tiene un requisito especial en el manejo de su proyecto, como un informe o una gráfica de elaboración especial, es probable que exista un programa con la capacidad de elaborar la salida que necesita.

El software de administración de proyectos puede ser una gran bendición para el gerente de proyectos que da seguimiento a variables, calendarios, recursos, costos y tareas interrelacionadas que entran en juego.

4.2. El manejo de portafolios de proyectos

La Administración del Portafolio de Proyectos, también conocido en Ingles como Project Portfolio Management (PPM) es un proceso administrativo designado a ayudar a una organización a adquirir y ver información acerca de todos sus proyectos y programas, luego priorizar cada proyecto de acuerdo a ciertos criterios tales como valor estratégico, impacto en recursos, costos etc.

Los objetivos son variados:

1)    Identificar, priorizar autorizar, administrar y controlar para lograr los estratégicos objetivos de negocios.

2)    Ser consciente de todos los proyectos listados en el portafolio

3)    Desarrollar una visión general y un conocimiento profundo de la colección de proyectos como un todo.

Los portafolios pueden contener proyectos y programas. Estos proyectos y programas no necesariamente deben estar interrelacionados o directamente relacionados. La importancia de lograr la excelencia de una apropiada Administración del portafolio de proyectos en la organización donde se está implementando radica en la directa comunicación de la oficina estratégica, y la oficina de proyectos (PMO).

La clave para implementar un portafolio de proyectos efectivamente radica básicamente en asegurar el mandato. Muchas organizaciones son culturalmente inmaduras e informales para implementar un portafolio de proyectos. Esa inmadurez de las empresas ha hecho aparecer comercialmente muchas herramientas de software para facilitar ese proceso.

4.3. La administración de recursos

Consiste en el manejo eficiente de estos medios, que pueden ser tanto tangibles como intangibles. El objetivo de la administración de recursos es que estos permitan la satisfacción de los intereses.

4.3.1. Humanos.

Son conocidos como SARH Y SIRH, forman una interfaz entre la gestión de R.H y el tratamiento de los datos para integrarlos en un sistema de gestión

Objetivos de los Sistemas de información de RH (SIRH)

Existen 2 objetivos básicos para el sistema de información:

1)    Reducir costos y tiempo de procesamiento de información y el

2)    Brindar soporte para la decisión (ayudar a los gerentes de línea y a los empleaos a tomar mejores decisiones)

De este modo el SIRH puede estar destinado a los Especialistas de Rh, Alta Dirección, Gerentes de línea, y los empleados en General. Casi siempre está destinado a todos estos usuarios de manera simultánea. El acceso de la información se logra a través de terminales distribuidos en la organización.

Al montar el SI se debe de tomar en cuenta el concepto del ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad.

El concepto de ciclo operacional localiza series de eventos temporales dentro de una organización y permite identificar un punto inicial y uno final conectados entre sí por series de eventos. Especificados los puntos los puntos inicial y final, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para una parte de los flujos de información, puesto que la dimensión del proceso de decisión está perfectamente definida.

Es el Sistema de información más amplio sobre la fuerza laboral y sirve para efectuar el análisis y emprender las acciones del área de gestión de personas.

Por consiguiente, atiende las necesidades de los especialistas de Rh sabiendo las necesidades de información para la gestión de personas, este sistema cubre:

·         Planeación Estratégica,

·         Formulación de objetivos y programas de acción.

·         Registros controles de personal para efectos de pago de nómina, ausencias, retrasos, disciplina.

·         Informes sobre remuneración, incentivos salariales, beneficios, reclutamiento y selección, plan de carreras profesionales, entrenamiento desempeño, higiene, seguridad en un tipo de trabajo, área médica.

4.3.2. Materiales.

Consiste en obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo, y en la cantidad y calidad requerida, los bienes y servicios para cada unidad orgánica de la empresa de que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones.

Aquellos medios físicos y concretos que ayudan a conseguir algún objetivo y que permiten ofrece los productos o servicios en cuestión, entre ellos se encuentran las materias primas, las instalaciones, las maquinarias y el terreno. Por lo general, la mejor forma de potenciar los recursos materiales es a través de inversiones que permitan renovarlos y actualizarlos.

Funciones del departamento de recursos materiales.

A.   Necesidades: Conocer las necesidades de recursos materiales, así como de los servicios generales, infraestructura y equipamiento que se requieran en la EMPRESA.

B.   Gestión: Gestionar la adquisición de los materiales, mobiliario equipo, refacciones y artículos en general que se requieran.

C.   Supervisar: Proporcionar y supervisar los servicios de intendencia en cada una de las áreas de la EMPRESA.

D.   Adquisición de materiales, suministro y mantenimiento de equipo: Realizar la detección de necesidades de recursos materiales y equipo, así como proporcionar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo.

E.   Organización: Organizar e implantar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones, así como establecer las estrategias pertinentes que permitan la conservación de los bienes muebles e inmuebles de la empresa.

Importancia del recurso material.

El éxito o fracaso de cualquier empresa o proyecto depende del departamento de recursos materiales, ya que este se encarga de gestionar, supervisar y controlar la existencia de los recursos materiales tangibles y no tangibles e insumos de la empresa necesarios para el buen funcionamiento de la misma.

Está íntimamente relacionado con el departamento de ventas y producción; en relación con los pronósticos de los mismos, ya que es importante calcular las cantidades exactas de los pedidos de material para evitar tanto un desabasto como el excedente del mismo.

Son el conjunto de máquinas, equipos, herramientas u objeto de cualquier clase, necesarios para el desempeño diario de las actividades de los trabajadores de una unidad económica, con la finalidad de generar bienes o servicios a satisfacer a los consumidores.

4.3.3. Tiempo.

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

Algunas de las características del tiempo son:

      Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

      Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se les asignen a las actividades diarias aun emprendedor.

      Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

      No se puede comprar.

      No se puede atrapar, detener o regresar.

      Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

      Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo, todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:

      Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

      Está comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

      Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.

4.4 La administración del proyecto.

Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.

 Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización. Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.

El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto. El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.